失敗しないタスク整理のコツ【GTDを学びましょう】

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こんばんは。ガっくんです。
仕事するにしろ、自己啓発するにしろ「タスク管理」は絶対に避けて通れないわけですが、
皆さんこの「タスク整理」・「タスク管理」ってどうやってますか?
気づいたら、Todoリストに大量の未処理タスクが溜まってしまっていたり、
「とりあえず緊急度の高いタスクから消化していっているけれど、根雪のように古いタスクが溜まっていて、優先順位付けに今ひとつ自信がない」、
なんていうことはありませんか…?

タスク管理が失敗する、たった一つの理由

  • タスク管理がうまく行かないのは、100%、「ストレスで目が曇った状態で優先順位付けしているから」です。
  • ほとんどの人は、Todoリストや手帳などに「やるべきこと」をすべて吐き出すことが出来ていません。
    アタマの片隅に常に「アレをやらなきゃ」「コレをやらなきゃ」という考えが残っていて、
    それがストレスになって判断を曇らせているんです。
  • たとえば、あなたが普段使っているTodoリストをしばらく眺めてみてください。
    …どうでしょう。「書いていないけど、やらなきゃいけないこと」が次々に思い浮かんできたのではないでしょうか???
  • 「そんなの、全部書き出すことなんて出来っこない」とか
    「書き出しているだけで一日終わってしまう」という声が聞こえてきそうですが…、
    そこにこそポイントがあるんです。
  • 「GTD(Getting Things Done;ものごとを成し遂げる手法)」と呼ばれる手法を用いて、
    一度本腰を入れてやるべきことを吐き出すことが出来れば、頭の中がスッキリとし、目の前の仕事をこなすことに集中できるんです。

GTDの特徴と導入メリット

  • 「GTD(Getting Things Done;ものごとを成し遂げる技術)」は、モノの考え方であり、使用するツールを問いません。
    少し工夫することで、いま使用しているタスク管理ツール(手帳やスマホアプリなど)をそのまま流用可能です。
  • 「GTD」は、以下の5つのステップを定期的に繰り返すことを基本とします。
    1. 収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
    2. 処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
    3. 整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
    4. 見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
    5. 実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。
  • 収集(≒リストアップ)しながら優先順位付けしていったほうが効率が良さそうに見えますが、
    実際は上記のように一つ一つのプロセスに集中して取り組むようにした方が、脳のリソースを有効に使えると言われています。
  • 結果、タスク管理に関して「ストレスフリー」に近づけるというわけです。
  • 余談ですが、この手法は、メンタルヘルスマネジメントで使用される「エクスプレッシブ・ライティング」という手法とも通じるところがあります。
    要は、悩み(ここではTodoやタスク)をすべて吐き出して見える化するということです。

GTD入門書のご紹介

  • GTDの考案者デビッド・アレン著の、文字通り入門書です。
  • 非常に読みやすいので、ざーっと一回通読したあと、レファレンス的に随時参照するのが良いと思います。

まとめ

  • タスク管理が失敗する理由は、ストレスで目が曇っているから
  • ストレスを追い出すには、メンタルヘルス・マネジメントに通じる手法「GTD」が有効
  • ツールを問わず、すぐ実践可能
  • 導入した暁にはストレスフリーの状態になれるはず

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