【手軽にスッキリ】いちばんシンプルなビジネスメール処理法

仕事術
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こんにちはこんばんは。灘・東大OB、資格マニア・勉強マニアのガっくんです。

幼少期より社会人の今に至るまで、さまざまな資格・勉強方法を研究実践しています。

さて、みなさんは、仕事中に届くメールの整理に一日どれくらいの時間を使っていますか?
わたしはひどいときには1時間を超えていましたが、最近は思い切ってメールを見る時間を削る実験をしていまして、
いまは一日20分程度です。
わたしが実践している方法をご紹介します。

  1. 原則、通知は「オフ」
  2. 「次の行動が必要かどうか」で分類
この記事を書いた人
ガっくん

東大卒が、学ぶよろこびと資格の勉強法を発信

灘中学校→灘高等学校→東京大学(文Ⅰ・法学部)→会社員

勉強マニア・資格マニアで国家資格や士業含む37資格保有

小3娘にも"学ぶ大切さ”を伝えるアラフォーパパ

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原則、通知は「オフ」

デスクトップにポップアップが出たり、音が鳴ったりする設定にしている方は多いと思いますが、わたしはもう5年ほど「オフ」にしています。
そして、「自分がメールをチェックすると決めた時間だけメールを見る」ようにしています。
例外的に、「自分一人のみが宛先になっているメール」だけ通知が来るようにしています。

理由は単純で、「集中力を切らさないため」です。

「届いたメールに読んだそばから対応していたら、それだけで一日が終わってしまった」といった経験はありませんか?
こういった事態を防ぐのが目的です。

最初は「見ていない間に大事なメールが来ているのでは…」と不安でしたが、
急ぎのときはチャット・電話・声掛けなど別の方法でコミュニケーションを取っていますので、困ることはなかったです。

「次の行動が必要かどうか」で分類

メールの分類方法は永遠のテーマだと思います。
時系列で分けてみたり、プロジェクトごとに分けてみたり、顧客ごとだったり、いろいろ工夫されていることと思いますが、
最近わたしは「行動が必要」なものと「それ以外」でガサっと分けてしまっています。

そして、必要な行動が終わったメールはどんどんアーカイブしています。

これは、少しGTD的な発想です。

GTDに関しては以下の記事をご覧ください。

>>失敗しないタスク整理のコツ【GTDを学びましょう】

「行動が必要かどうか」を素早く見極めるために、メーリングソフト(今の勤め先ではOutlookを使用)の「条件付き書式」を活用しています。
具体的には、「TOに自分のメールアドレスがあり、かつ本文中に自分の名前が含まれるメール」を強調表示するように設定しています。
[ガっくんさん OR ガっくん様 OR ガっくんくん OR ガっくん先生 OR ガっくん殿 OR ガっくん君 OR ガっくん[役職名] OR ガっくんさま]…という感じです。

未読メールを恐れないのがポイント

上記の方法だと、未読メールがそこそこ残ってしまうのですが、
これはスキマ時間にざっと読んでいきますが、
関係していそうだから念の為CCに入れたもの」がほとんどです。都度つどキレイに既読にする必要はありません。
これらはどんどんアーカイブしてしまって、必要なときには検索して閲覧します。

少々乱暴かもしれませんが、シンプルで時短になる処理方法かと思います。
ご参考になれば幸いです。

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