タスクシュート時間術で「時間の家計簿」を付けてみよう

仕事術
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こんにちは。ガっくんです。

みなさんは、家計簿は付けていますか?
わたしは、zaimというアプリを長年使っています。
「家計用」と「自分のお小遣い用」でアカウントを2つ作成して使い分けています。
クレジットカードやネットバンキングの情報を登録するだけで入出金を自動吸い上げ・集計・分析ができます。

Zaim - お金の管理が楽になる人気家計簿(かけいぼ)

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これらは、我が家の家計分析などで度々使用しているので、またの機会にご紹介します。

きょうお話したいのは、「時間の家計簿」その名も「タスクシュート」についてです。

「なぜ、仕事が予定通りに終わらないのか?」

表題は、ご紹介する本のタイトルと同じになっています。

『なぜ、仕事が予定通りに終わらないのか?「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』
名著です。よくある、「ざっと業務を見渡して、無駄が多いところを改善していきましょう」…みたいなものとは一線を隠した、
ある種非常識なタスク管理法です。

ちゃんとした理屈や理由付けは本書に譲るとして、
本書を読んで「なるほど!やってみよう!と思った方は、
以下のような行動を取ることになると思います。

  1. 自分の業務を朝から晩まで1分単位でメモする
  2. メモ内容は、「タスク名、プロジェクト名、見積もり時間、開始時間、終了時間+繰り返し頻度」
  3. このメモを1週間つけ続ける
  4. メモしたタスクのうち、繰り返す場合があること(1回完結でないこと)については、繰り返し先の空き時間に先回りしてセットしていく。
  5. 残った時間に、その日の業務を行う(メモしながら)
  6. その業務が繰り返すものならば、また繰り返しセットする
  7. 徐々に記録が溜まってきたら、臨時会議などの時間が決まっているタスクも事前に入力する
  8. →→6.7.の時間が「時間の固定費。」残りの「時間の変動費」で決まったタスクを片付ける必要があるとわかる。

↓完成イメージ↓

TaskChute cloudより (繰り返しマークは事後入力)

こちらは、きょうのわたし(在宅勤務)の朝です。朝起きた瞬間のPC起動から、
9時頃の勤務表入力(PCログ~がそれに当たります)まで、繰り返し仕事ばかりです。

例外は、コロナワクチンの予約作業(3分)のみです。


この場合、朝時間の固定費=97分ということになります。

7時から9時の2時間を一つの枠だと考えると、残り使える時間は23分。
メールチェックくらいしかできませんね。しかも、
「事前に送ると決めたメール、返事を待っているメール」だけに集中して対応しないと
間に合わないなぁという感じですね。

いまお示しした「時間の家計簿」のことを「タスクシュート」、「タスクシュート時間術」と呼びます。

タスクシュート時間術の効果

「タスクシュート時間術は時間の家計簿」とご説明しました。
不思議なことに、効果や活用法もタスクシュートと家計簿は似通っています。

  1. 無駄な固定費はないか確認、あれば削減
  2. 派手に使いすぎた変動費はないか確認、あれば翌月は気をつける
  3. きちんと「蓄財(自己啓発や休息など)」出来ているか確認、少なければやりくりして作り出す

こういう活用ができます。

タスクシュート時間術を実践できるツール

いまのところ、大きく3つの方法があります。

iPhoneアプリ「たすくま」を購入

Taskuma --TaskChute for iPhone

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Sayaka Tomi¥3,680posted withアプリーチ

Webサービス(&アプリ)Taskchute Cloudを導入(無料版あり)

Taskchute2を購入

アプリたすくまクラウドTaskchute2
価格約3,600円(買い切り)無料プランあり
486円/月 毎月支払い
4,860/年 年間支払い
6,600円(買い切り)
動作環境スマホ上スマホ/PCブラウザPC(Excel)のみ
分析の仕方分析時はCSVをエクスポート
して自分で加工
デフォで分析機能あり。
CSVのエクスポートもあり
excelのシート増設や他ブックから参照する
ことで、かなり幅広くカスタム可

職場の環境で、Taskchute cloudにアクセスできる方
クラウドで決まりだと思います。現在無料プランもありますので、導入して、まずは記録だけでも付けてみてください
職場の環境で、外部からDLしたExcelを保存して使用できる方
Taskchute2がおすすめです。詳しくは別途ご絶命するつもりですが、記録兼未来の作業表兼マニュアル集として働きます。
どちらも難しい方
たすくまがおすすめです。ただし、職場でマメな記録ができるかは確認が必要ですね。

わたしは現在3つとも並行して使っています。ちょっとアップアップしているので、使い方を見直そうとしているところですが。
また、タスクシュート時間術自体が、微妙にGTDと齟齬が合ったりして…。統一運用の方法を模索中だったりします。

まとめ

  1. 時間の家計簿で自由な時間を手に入れる!
  2. まずは、無料の「Taskchute Cloud」をお試しを!
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